Steps to use Mail Merge in MS Word in Hindi
चलिए अब देखते है कि एमएस वर्ड मे मेल मर्ज को कैसे इस्तेमाल किया जा सकता है।
1) चलिए आपका MS WORD चालू कीजिये एक Letter Format टाइप कीजिये जैसे कोई Invitation या कोई भी Letter।
2) उसके बाद आपको MAILINGS TAB पे क्लिक करना है और फिर SELECT RECIPIENTS पे क्लिक करना है, फिर आपको TYPE NEW LIST पे क्लिक करना है।

3) अब आपके सामने एक डायलॉग बॉक्स आएगा उसमे आपको बहुत से कॉलम दिखाई देंगे।
4) इन कॉलम को कस्टमाइज करने के लिए आप Customize Column पे क्लिक कीजिये और फिर आपको जो Columns नहीं चाहिए वो डिलीट कीजिये। आप ज्यादा तर निचे जो मैंने कॉलम दिए वही लीजिये क्युकी हमें एड्रेस के लिए यही कॉलम REQUIRED होते है।

Column List for Mail Merge :
- First Name
- Address Line 1
- Address Line 2
- City
- State
- Zip-code

5) अब आपको ये कॉलम में डाटा टाइप करना होगा, जिनको आप लेटर भेजना चाहते है और ये लिस्ट को आप Save भी कर सकते है।
मतलब Future (भविष्य) में भी अगर आप Letter बेजना चाहते है तो आप उन सभी को Letter भेज सकते है।
आपको अलग से या फिर से सभी Address करने की जरुरत नहीं पड़ेगी। आप इसे Edit भी कर सकते है।
6) Address टाइप होने के बाद List को Save कीजिये और फिर आपको वर्ड में आपका कर्सर TO के निचे रखना होगा यानि जहाँपे आपको Address लेना है वहाँ पे।
7) उसके बाद INSERT MERGE FIELD पे क्लिक कीजिये। फिर एक एक Field Step को Add कीजिए

8) और FINISH AND MERGE DOCUMENT पे क्लिक कीजिये।
- Edit Individual Document: आप चाहे तो एक एक करके Document को देख सकते है और चाहे तो उसमे चेंजेस भी कर सकते है।
- Print Document: आप चाहे तो अपने document मे print कर सकते है।
- Send email Messages: यदि आपके कंप्युटर मे Outlook install है तो आप ईमेल के जरिए भी अपने letter या डाक्यमेन्ट को भेज सकते है।
