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Excel में Data Entry Form कैसे बनाए?
इस आर्टिकल में, हम आपको दिखाएंगे कि एक्सेल में डेटा एंट्री फॉर्म कैसे बनाया जाता है और आप इसका उपयोग कैसे कर सकते हैं?
Excel में यदि आप Data Entry का काम करते हैं तो आपको यह तो मालूम ही होगा कि Excel में सही डेटा, वो भी सही फोर्मेटिंग के साथ इनपुट करना आसान नहीं होता। इसी काम को आसान बनाने के लिए इस आर्टिकल मे एक्सेल में Data Entry Form (डेटा एंट्री फॉर्म) बनाने का सही तरीका आपको बताया गया है।
Excel sheet में एक एक Cell में data की entry करना यह समय की बर्बादी हैं। ऐसे में एक एक Cell में डेटा दर्ज करना सिरदर्द से कम नहीं होता है।
लेकिन क्या आपको मालूम है Excel में आसानी से जानकारी दर्ज करने के लिए एक्सेल के पास एक छिपा हुआ Data Entry form है।
Excel में Data Entry Form बनाने के लिए कुछ स्टेप्स को फॉलो करने की आवश्यकता होती है जो आपको नीचे बताए गए हैं:
Step 1: डाटा को टेबल मे कन्वर्ट करें
सबसे पहले आपको अपने Data या Range को Table में कन्वर्ट करना होता है, क्योंकि Excel Data Entry Form केवल टेबल पर काम करता है। अपनी एक्सेल में Range या Data को टेबल में बदलने के लिए:
- अपने कर्सर को अपने Data के पहले Cell पर रखें और रिबन पर Insert पर जाएँ।
- Table पर क्लिक करें।
- My Table Has Header चेकबॉक्स पर टिक करें।
- अंत में Ok पर क्लिक करें।
Step 2: एक्सेल फॉर्म को Quick access toolbar में जोड़ें।
Data Entry Form (डेटा एंट्री फॉर्म) एक्सेल में डिफ़ॉल्ट रूप से दिखाई नहीं देता है। Data Entry Form को अपने Excel मे आपको Quick Access Toolbar में कस्टमाइज़ेशन से जोड़ना होगा। ऐसा करने के लिए:
- Excel में सबसे ऊपर बाईं ओर (Ribbon के ऊपर) Quick access toolbar के पिन पर क्लिक करें।
- More Commands पर जाएं।
Quick access toolbar में जाने के बाद नीचे बताए स्टेप्स को फॉलो करें।
- Quick access toolbar पे क्लिक करें
- From Command के तहत Popular Command ड्रॉपडाउन पर क्लिक करें और All Command का चयन करें।
- अगले भाग (All Command के नीचे) में विकल्पों के माध्यम से स्क्रॉल करें और Form का चयन करें।
- उस मेनू के निचले-दाएं कोने में Add पर क्लिक करें,
- फिर Ok पर क्लिक करें।
अब आपको Quick Access Toolbar पर Form का आइकन दिखने लगेगा।
Step 3: एक्सेल डाटा एंट्री फॉर्म बनाएं
अब आगे अपने डाटा इनपुट के अनुसार एक्सेल डाटा एंट्री फॉर्म बनाएं:
- अपने कर्सर को अपने एक्सेल स्प्रेडशीट के पहले सेल पर रखें।
- Quick access toolbar पर फॉर्म आइकन पर क्लिक करें।
- आपके एक्सेल हेडर वाले फ़ील्ड वाला एक फॉर्म सामने आएगा।
Form के फील्ड को भरे और Enter या फिर New पे क्लिक करें। आपकी Data की एंट्री हो जाएगी
हर बार जब आप अपना डेटा इनपुट करने के लिए फ़ील्ड भरें तो Enter बटन दबाएं। अंत में, अपना डेटा दर्ज करने के बाद Close पर क्लिक करें।
एक्सेल में डाटा एंट्री फॉर्म का उपयोग कैसे करें?
एक्सेल में डाटा एंट्री फॉर्म का उपयोग करना बहुत सीधा है। डाटा एंट्री फॉर्म का उपयोग हम किसी आइटम को खोजने (find) और संपादित (Edit) करने या हटाने (delete) के लिए किया जाता है।
- New का उपयोग करके आप कोई नई डाटा एंट्री कर सकते हैं।
- Delete का उपयोग करते हुए आप किसी डाटा एंट्री को डिलीट कर सकते हैं।
- Find Prev से आप पिछली दर्ज की गई एंट्री को देख सकते हैं।
- Find Next का उपयोग करके आप दर्ज की गई अगली एंट्री को देख सकते हैं।
- Criteria का उपयोग करते हुए आप कन्डिशन के आधार पे कोई एंट्री ढूंढ सकते हो और चाहे तो उसे एडिट या डिलीट कर सकते हो।
- Restore का उपयोग करके आप Criteria का उपयोग करते समय इंटर किए गए डीटेल को restore करने के लिए कर सकते है।
- Close का उपयोग फॉर्म को बंद करने के लिए कर सकते हैं।
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निष्कर्ष: आपने क्या सीखा?
दोस्तों, मैं उम्मीद करता हूँ कि आपको यह आर्टिकल जरूर पसंद आया होगा। आप भी एक्सेल डाटा एंट्री फॉर्म को जरूर बनाएंगे और अपने इक्सेल मे इसका इस्तेमाल करेंगे।
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