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Google Sheet Tips – Send Automatic Emails from Google Sheet in Hindi
आज एक ऐसी मजेदार Google Sheet Tips लेके आये है जिससे आप Google Sheet से ऑटोमैटिक बिना कुछ किए किसो भी फ्री मे रिमाइंडर Email भेज सकते है।
जी हाँ, चाहे आपको किसी कस्टमर को महीने का हिसाब भेजना हो या किसी कर्मचारी को काम की जानकारी या फिर किसी को Birthday wish करना हो आप Google Sheet से ऑटोमैटिक ईमेल को भेज सकते है सिर्फ एक बार सेटअप करके।
तो अपने किसी भी काम के लिए ऑटोमैटिक Email भेजने के लिए इस आर्टिकल तो पूरा जरूर पढे।
Step 1: Data Type to Send Automatic Emails – Google Sheet Tips
तो दोस्तों मान लीजिए हमारे पास कुछ इस तरह का डाटा है जिसमे Employee को उनके जन्मदिन पे एक Birthday Wishes का संदेश भेजा जाए।
जहां हमने एक और कॉलम Condition का जोड़ा है, जहां हमने IF फार्मूला का इस्तेमाल किया है जिसमे यदि वर्तमान की दिनांक से Employee की जन्मदिन के बराबर हो तो उसे उसके जन्मदिन पे Birthday Wishes का Email चला जाए। वर्तमान दिनांक को हम A10 के रूप मे दर्शा रहे है।
Step 2: Add-ons To Send Automatic Emails – Google Sheet Tips
अब Google Sheet मे Automatic Email भेजने के लिए हम एक Add Ons का इस्तेमाल करेंगे जिसका नाम है Form Mule – Email Merge Utility।
Form Mule – Email Merge Utility को अपने गूगल शीट मे इंस्टॉल करने के लिए Extensions मे जाए और फिर Add-on और Get Add-Ons पे क्लिक करना होता है।
जिसके बाद हमारे सामने Add-ons को विंडो खुल जाएगा, जहां Search के ऑप्शन मे हमे Form Mule – Email Merge Utility को टाइप करना है जिसके हमे दो विकल्प मिलेंगे इसमे पहले वाला जिसमे गधे का चित्र बना है उसपे क्लिक करे।
Add-ons पे क्लिक करने के बाद Install का विकल्प आएगा और फिर आपसे आपके Google Account की जानकारी मांगी जाएगी जिसे आपको Allow करना होता है।
Google sheet मे उपलब्ध सभी Add-ons Google द्वारा वेरफाइ किया जाते है तो बिल्कुल भी घबराने की जरूरत नहीं है आप इसे allow कर सकते है।
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Step 3: Set Up Form Mule – Email Merge Utility To Send Automatic Emails – Google Sheet Tips
दोस्तों, अब बारी है Form Mule – Email Merge Utility को Set-Up करने की जिससे कोई भी एक कन्डिशन सेट होने पे Automatic Email, Google Sheet से Send हो जाए।
Form Mule – Email Merge Utility को सेटअप करने के लिए नीचे दिए गए चरणों को पालन करे:
- Extensions > Add-ons मे जाए।
- वहाँ आपको Form Mule – Email Merge Utility add-ons मिलेगा उसपे क्लिक करें।
- अब Setup और Choose source data and merge type के ऑप्शन पे क्लिक करें।
- उसके सबसे पहले Sheet को सिलेक्ट करने का ऑप्शन आएगा यहाँ उस Sheet को सिलेक्ट करना है जिसमे आपका डाटा रखा हुआ है। हमारे केस मे Sheet1 को चुना गया है।
- ठीक उसके नीचे Form Trigger और Time Trigger का विकल्प मिलेगा जिसमे हम Time Trigger को ऑन (On) करेंगे।
- Time Trigger को ऑन करने के बाद Email को Automatic भेजने के लिए टाइमर को लगाना होगा। हमने यहाँ दिन के अनुसार 8 से 9 बजे के बीच का टाइमर लगाया है। टाइमर लगाने के बाद Next: Templates and Send Conditions बटन पे क्लिक करेंगे।
- उसके हमारे सामने Email Templates सिलेक्ट करने का ऑप्शन आएगा जिसमे सबसे पहले कितने टेम्पलेट भेजना है वो चुने हमने यहाँ 1 चुना है क्युकी हमे एक ही टेम्पलेट भेजना है।
- उसके नीचे हमे Email Templates का नाम चुनना है और Send Condition मे Condition column के हेडर को चुने और उसके आगे बराबर के सामने Yes चुनेंगे और फिर Next पे क्लिक करेंगे।
अब आखिरी पड़ाव मे हमे Mailing Setting को पूरा करना है जिसमे हमने निम्न सेटिंग करनी पड़ेगी।
- To: यहाँ हमने Email ID के कॉलम को Add Merge tags तो चुनेंगे।
- CC और BCC: यदि CC और BCC का कोई कॉलम है तो उसके Column को Add Merge tagsसे चुने।
- Reply-to: यहाँ आप चाहे को कोई भी ईमेल आइडी रख सकते है या फिर इसे खाली रहने दें।
- Subject: Email के सब्जेक्ट को यहाँ लिखे जैसे हमने Happy Birthday लिखा है।
- Body: बॉडी मे आप अपना कोई मैसेज टाइप कर सकते है।
- उसके बाद Save and Send All पे क्लिक करें।
बस इतना करने के बाद आपका ऑटोमैटिक ईमेल सेट हो जाएगा। और जिस दिन भी Condition कॉलम मे Yes होगा उस दिन उसके सामने वाले Email ID पे Automatic Email Send हो जाएगा।
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