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Create Data Entry in Excel in Hindi | Excel Tips 2022 | Learn More

इस आर्टिकल मे आप Data Entry in Excel के बारे मे पूरी जानकारी प्राप्त करेंगे। जिसमे आप Excel मे Data एंट्री के लिए जरूरी हर Command और फार्मूला को सीखेंगे।

Data Entry in Excel | Excel Me Data Entry Kaise Karen?

Data Entry Kya Hai? | Data Entry In Excel

दोस्तों क्या आप भी Data Entry Job के बारे सोच रहे हो और जानना चाहते है Data Entry करने के लिए कौन कौन से skill जरूरत होती है।

सबसे पहले समझते है की Data Entry होती क्या है?

Data Entry यह एक मैनुअल टास्क होता है जहां अक्सर किसी डाटा को (जो पेपर के रूप मे मिलते है) कंप्युटर के सिस्टम या सॉफ्टवेयर मे एक फॉर्मैट मे कीबोर्ड और कंप्युटर के माउस की मदत से इंटर किया जाता है।

हर प्रकार के बिजनस मे किसी न किसी रुप मे डाटा एंट्री की जरूरत होती है। जैसे Purchase Bill को Purchase register मे डालना या फिर किसी जगह माल भेजने या प्राप्त करने उस बिल और चलन की एंट्री को दर्ज करना।

Data Entry – Offline या Online

अब Data Entry ऑफलाइन होती है या फिर ऑनलाइन? तो मैं आपको बताओं Data Entry ऑफलाइन भी होती है और ऑनलाइन भो होती है।

वैसे डाटा एंट्री करने के अलग अलग सॉफ्टवेयर भी होते है लेकिन ज्यादातर इसे MS Access, MS Excel और Google Sheet (ऑनलाइन) मे ही किया जाता है। और हम Excel मे Data entry कैसे करते है उसे पूरे डीटेल मे सीखेंगे।

Data Entry के कई Job मार्केट मे होते है जिनमे Full Time और Part Time दोनों ही प्रकार के Job उपलब्ध होता है।

Data Entry in Excel

तो अब हम Excel मे Data Entry को कैसे करते है (How to do Data entry in Excel) तो समझेंगे। लेकिन उससे पहले आपको Excel के बारे मे जरूर पता होना चाहिए।

Excel kya hai aur iska istemaal | Data Entry In Excel

अगर आपको Excel के बारे मे कोई भी जानकारी नहीं है तो आप को Basic Introduction Of Ms-Excel In Hindi इस ब्लॉग को पढ़ना चाहिए। इसके अलावा यदि आप MS Excel कोर्स करना चाहते है तो आप हमारी E-Learning Website learnmorepro.com पे Excel Basic to Advance Full Course in Hindi या फिर Excel मे पूरी तरह से Smart और Master बनान चाहते है तो Excel Mastery Course को जरूर ट्राइ करना चाहिए।

और किसी भी कोर्स पे आप LMINDIA10 कूपन कोड का इस्तेमाल करते है तो आपको अतिरिक्त १०% का डिस्काउंट मिलता है।

MS Excel का पूरा नाम Microsoft Excel है। ये एक तरह की Spread Sheet बनाने का Program है, जो आंकडों को मैनेज करने की सुविधा टेबल के रूप में (Facility to Manage Data in the Form of Tables) Open, Create, Edit, Formatting, Calculate, Share एवं Print आदि करने की सुविधा आपको देता है.

ये एप्लीकेशन इतने काम का है, और आप अभी तक इसके बारे में नहीं जानते तो आपको जल्दी ही इसे  सिख लेना चाहिए ताकि आपको भविष्य में कभी भी आप सभी की इसकी जरूरत पढ़ सकती है।

Excel को इस्तेमाल करने के लिए यह आपके कंप्युटर मे इंस्टॉल होना चाहिए और इसे ओपन करने के लिए आपको स्टार्ट मे Excel टाइप करे या फिर रन कमांड मे excel type करे और आपका Excel खुल जाएगा।

Row, Column, Cells, Menu, Ribbons and Sheets | Excel Tips

Row: Excel मे Rows , Cells की Horizontal lines होती है। Rows को Excel मे नंबर के रूप (संख्यात्मक मानों) द्वारा दर्शाया जाता है। Rows की संख्या 1 से 1,048,576 होती है।

Columns: Excel मे Columns, Cells की Vertical lines होती है। Column को Excel मे alphabets/letters के रूप द्वारा दर्शाया जाता है। Columns की कुल संख्या 16,384 होती है।

Cells: Excel मे Cell एक आयताकार बॉक्स होता है जो वर्कशीट में Column और Row के intersect होने पर होता है। Column A, B, C जैसे alphabets/letters के साथ गिने जाते हैं। Rows को Numeric value जैसे 1, 2, 3 के साथ जाना जाता है। हर Cell का अपना सेट होता है जैसे A1, A2, या M16। उदाहरण में, हम सेल A1 पर है तो उसमे जो कॉलम A और Row 1 का प्रतिच्छेदन (transect) है।

Menu: Excel की स्क्रीन मे सबसे ऊपर स्थितः मेनू बार आपको अलग अलग कमांड देता है जिनका उपयोग फाइलों को खोलने और बंद करने, दस्तावेजों को प्रिंट करने, डेटा फोर्मेटिंग करने और अन्य कार्यों के लिए किया जाता है।

Ribbons: एक्सेल में रिबन Tab, Group, Dialog Launcher और Command से बनता है। Ribbon में कई कमांड होते हैं जो लॉजिक से groups में बाँट देता है।

Sheets: Excel मे, Sheets को Worksheet भी कहा जाता है। sheet एक तरह का पेज होता है जिसमें डाटा को व्यवस्थित करने करने के लिए cells का संग्रह होता है।

Also Read: What Is MS-Excel In Hindi

Start Data Entry in Excel

चलिए अब डाटा एंट्री को इक्सेल (Data Entry In Excel) मे शुरू करते है। मान लीजिए हमारा एक क्लाससेस है जिसका नाम Learn More Pro Institute है। जिसमे काफी स्टूडेंट अलग अलग प्रकार के कोर्स के अड्मिशन ले रहे है और अड्मिशन के डाटा की एंट्री हम Excel मे मैन्टैन करेंगे।

Data Entry In Excel – Admission Form

अब ऊपर फॉर्म मे हमरे स्टूडेंट की जानकारी एक फॉर्म मे मिल रही है। जिसमे उसका Admission Date, Name, Address, Contact No, Date of Birth, Gender, Qualification, Course, Batch & Timing और Duration की जानकारी दी गई है जिसे हम Excel मे इंटर करेंगे।

सबसे पहले Excel मे हम हर एक जानकारी के लिए उसकी Heading दे देंगे और फिर एक एक करके Data को इंटर करेंगे।

सिर्फ डाटा को इंटर करना ही Data एंट्री नहीं कहलाता है हम जिस तरीके से और कितने स्मार्टली Data को इंटर करते है यह उसपे भी निर्भर करता है।

अब एक एक करके Excel के कुछ महत्वपूर्ण Command और Options को समझेंगे।

Fill Handler in Excel

Fill Handler Excel का एक बहुत ही उपयोगी Feature है जिसका उपयोग डेटा को एक विशिष्ट पैटर्न को ऑटोमैटिक्ली रूप से भरने के लिए किया जाता है। आप Numbers, Dates आदि को वांछित संख्या में Cells तक बढ़ा सकते हैं।

मान लीजिए मुझे Sr No 1 से 20 तक नंबर लिखने है यदि मैं एक एक करके १ से २० तक Sr No लिखने बैठूँ तो मेरा काफी समय जा सकता है वही अगर मैं Fill handler का उपयोग करूँ तो यह सेकंड मे मेरा काम कर देगा। (इसे अच्छी तरह समझने के लिए नीचे विडिओ को जरूर देखें)

Freeze Panel In Excel

Excel मे Freeze Panel Tool Column कॉलम और/या Rows की Heading को लॉक करने की सुविधा देता है जिससे जब हम इक्सेल मे काम करते समय शीट मे किसी डाटा को देखने के लिए नीचे या ऊपर स्क्रॉल करें, तो पहला कॉलम और/या Row हेडिंग स्क्रीन पर बनी रहे।

इसे हम View Tab > Freeze Panel > Freeze Panel से लागू कर सकते है।

Data Validation in Excel

डाटा वेलिडेशन (Data Validation) एक्सेल (MS Excel) में एक फीचर होता है जिसका उपयोग करके डाटा (Data) को सही तरह और गुणवत्ता के साथ इसकठा किया जाता है।

Data Validation को सीखने के लिए इस Introduction Of Data Validation In Hindi ब्लॉग को पूरा पढे।

इसे हम Data Tab > Data Validation से लागू कर सकते है।

Create Form for Data Validation in Excel

इक्सेल मे डाटा के अनुसार Form बनाने के लिए अपने Data के हेडिंग को चुने और File > Options मे जाए।

Options मे जाने के बाद आपको Quick Access Toolbar मे All Commands को ड्रॉप डाउन से चुने और फिल Forms के विकल्प कु ढूढ़ें और उसे चुने फिर Add बटन पे क्लिक करें। अब OK करके बाहर या जाए।

Quick Access Toolbar मे आपको Forms का Icon मिल जाएगा। जिस पर क्लिक करके आप Forms के विकल्प को प्राप्त कर सकते है। और अपने डाटा को फिल कर सकते है।

Vertical Data to Horizontal in Excel

अब मान लीजिए आपके पास काऊ Data vertical फॉर्मैट मे है आपके मैनेजर मे आके कहा की इस डाटा को Horizontal फॉर्मैट मे बदल दो, तब आप क्या करेंगे?

चलिए मैं बताता हु तब आपको Paste के Transpose विकल्प का इस्तेमाल करना है। इसके लिए आपको पूरा डाटा सिलेक्ट करना है जिसे आप Vertical से Horizontal या फिर Horizontal से Vertical मे बदलना चाहते है।

अब उस Data को कॉपी करें फिर Paste करते समय Home Tab मे Paste के नीचे के एरो पे क्लिक करे जहां आपको Transpose (ALT + H + V + T) का विकल्प मिलेगा। जिसपे क्लिक करते है आपका Vertical Data, Horizontal मे बदल जाएगा।

Number Formats in Excel

डाटा एंट्री मे आपको नंबर फॉर्मट के अलग अलग प्रकार को मालूम होने चाहिए। नंबर फॉर्मैट एक प्रकार डाटा टाइप होता है और Excel मे आप Number फॉर्मैट मे दशमलव जोड़ या निकाल सकते है। इसके अलावा नंबर के साथ ऑटोमैटिक कोई टेक्स्ट भी जोड़ सकते है। (इसे अच्छी तरह समझने के लिए नीचे विडिओ को जरूर देखें)

Basic Formula In Excel

डाटा एंट्री (Data Entry In Excel) करने के लिए आपको Excel के कुछ बेसिक फार्मूला भी पता होने चाहिए है जैसे SUM, Count, Max, Min, Average, If आदि।

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How to do Data Entry work in Excel | एक्सेल में डाटा एंट्री करना सीखे | Data entry kaise kare
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