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Basic Introduction Of Ms- Excel in Hindi
MS Excel का पूरा नाम Microsoft Excel है। ये एक तरह की Spread Sheet बनाने का Program है, जो आंकडों को मैनेज करने की सुविधा टेबल के रूप में (Facility to Manage Data in the Form of Tables) Open, Create, Edit, Formatting, Calculate, Share एवं Print आदि करने की सुविधा आपको देता है.
ये एप्लीकेशन इतने काम का है, और आप अभी तक इसके बारे में नहीं जानते तो आपको जल्दी ही इसे सिख लेना चाहिए ताकि आपको भविष्य में कभी भी आप सभी की इसकी जरूरत पढ़ सकती है।
आज लोग पढ़ाई लिखाई करने में किसी से पीछे नहीं होना चाहते हैं, ये बात तो आप सभी अच्छे से जानते है, इसीलिए अकादमिक कोर्स के अलावा कंप्यूटर कोर्स भी करते हैं। (That is why in addition to Academic Courses, also do Computer Courses.) इसी में हम माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस भी सीखते हैं।
MS Excel क्या है? – What is MS Excel in Hindi?
और ये भी जानेंगे की ऑफिस में एक्सेल का क्या यूज होता है? (And you will also know what is the use of Excel in Office?)
माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस के अंदर ही MS Excel एक ऐसा एप्लीकेशन है, जो बहुत काम का और बहुत महत्वपूर्ण सॉफ्टवेयर है। (Within Microsoft Office, MS Excel is an Application that is Very useful and Very Important Software.) इसका महत्व आप को तब पता चलेगा जब आप कोई जॉब करना शुरू करते हैं, और आप समझ जायेंगे की आखिर एमएस एक्सेल (MS Excel) के लाभ क्या है? (You will know the Importance of this when you start doing a Job, and you will understand what the Benefits of MS Excel are.)
तो चलिए जानते हैं की एमएस एक्सेल (MS Excel) क्या होता है? (What is MS Excel in Hindi?) और Sheet किसे कहते है, इसमें कितनी शीट (Sheet) होती है? Column किसे कहते है? और कितने होते है? और Row किसे कहते है? और Rows कितने है? और Cell किसे कहते है? और Cells कितने होते है? साथ ही जानेंगे की इसकी परिभाषा क्या है? इसके साथ ही जानेंगे की इसके फीचर्स क्या हैं? (MS Excel Features in Hindi) और कमांड्स क्या हैं?
(So let’s know what is MS Excel? (What is MS Excel in Hindi?) And what is called a sheet, how many sheets are there in it? What is a column? How many more are there? And what is Row called? And how many is Rows? And what is a cell? And how many cells are there? Also, what is the definition of this? With this, you will know what are its features? (MS Excel Features in Hindi) and what are the commands?)
What is MS Excel in Hindi? – MS Excel का परिचय?
MS Excel का पूरा नाम Microsoft Excel है। और इसे मुख्य रूप (Main Form) से Excel के नाम से भी जानते है। ये एक स्प्रेडशीड प्रोग्राम (A Spreadsheet Program) है, जो Microsoft Office Suite के अंतर्गत आने वाले एप्लीकेशन में से एक एप्लीकेशन है। (One of the Applications that Comes Under.)
माइक्रोसॉफ्ट के जरिए बनाया गया एक कमर्शियल स्प्रेडशीट एप्लीकेशन है। (Is a Commercial Spreadsheet Application Created through Microsoft.) इसका इस्तेमाल बेसिक कैलकुलेशन, ग्राफ़िक टूल, पाइवोट टूल, पाइवोट टेबल, और मैक्रोस बनाने के लिए किया जाता है। (It is Used to Create Basic Calculations, Graphic Tools, Pivot Tools, Pivot Tables, Pivot Chart, Pie Chart, and Macros etc.)
एक्सेल में दूसरी एप्लीकेशन के जैसी ही Spreadsheet बनाने के लिए बेसिक Feature उपलब्ध होते हैं। जिसमे Rows और Columns के रूप में Cells के Collection Arranged होते हैं। और जिनमे डाटा (DATA) को Organize और Manipulate होतें हैं।
यहाँ पर हम डाटा को Line Graph, Chart और Histogram के रूप में भी दर्शाया जाता है। (Here, the Data is also Shown in the Form of Line Graph, Chart and Histogram.) एक्सेल में हम डाटा के अलग-अलग पहलुओं से बहुत तरह के तथ्यों के साथ प्रयोग कर सकते हैं। (In Excel we can Experiment with Different types of Facts from Different Aspects of Data.)
मैन्युफैक्चरिंग इंडस्ट्री से लेकर एक छोटी दूकान, सरकारी दफ्तर हर जगह एमएस एक्सेल का इस्तेमाल सबसे ज्यादा किया जाता है। (From the Manufacturing Industry to a Small Shop, Government Office, Companies, School, College etc. MS Excel is the most used everywhere.)
जब आप किसी जॉब को ज्वाइन करते हैं, और अगर उसमे आपको सिस्टम से जुड़ा कोई काम दिया जाता है, जैसे की DATA Entry, Back Office, तो आप समझ लेना की आप को एक्सेल का इस्तेमाल करना ही होगा। (When you Join a Job, and if you are given any System Related Work in it, such as DATA Entry, Back Office, then you have to understand that you have to use Excel.)
ये दफ्तरों में सबसे सामान्य रूप से प्रयोग होने वाला सॉफ्टवेयर हैं। इसके क्या-क्या प्रयोग हैं ये मैं आपको आगे विस्तार से बताऊंगा। (These are the Most Commonly used Software in Offices. I will tell you in Further Detail what are its uses.)
Definition of Excel in Hindi? – MS Excel की परिभाषा?
Microsoft Excel माइक्रोसॉफ्ट कंपनी के जरिए बनाया गया एक ऐसा सॉफ्टवेयर है, जिसमे उपयोगकर्ता को Spreadsheet System में एक्सेल फार्मूला का प्रयोग कर के डाटा (DATA) को Organize, Format और Calculate करने की अनुमति देता है। (Microsoft Excel is a Software Created by Microsoft Company, which Allows the user to Organize, Format and Calculate Data (DATA) using the Excel Formula in the Spreadsheet System.)
ये सॉफ्टवेयर माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस (This Software Microsoft Office) का ही एक भाग (A Portion) है, जिसमे एक्सेल के अलावा भी और एप्लीकेशन हैं। (Apart from Excel, there are More Applications.)
जब कभी भी कोई कंप्यूटर की बेसिक कोर्स करने किसी इंस्टिट्यूट में जाता है, तो उसे पहला कोर्स DCA (Diploma in Computer Application) ही सिखने की सलाह दी जाता है।
इस में हमे कंप्यूटर से जुड़ी हर बेसिक जानकारी मिलती है। (In this, we get Every Basic Information Related to the Computer.) इस में आपको Microsoft Office भी सिखाया जायेगा जिसके अंदर आपको MS Word, MS Excel, MS PowerPoint, MS Outlook, MS Access, Internet भी सिखने को मिलेगा।
Definition of Excel in English
Microsoft Excel is a software produced by Microsoft Company that allows users to Calculate, Formatting, and Organize Data using Excel Formulas in a Spreadsheet System. This application is part of the Microsoft Office which includes other Applications also.
इस एप्लीकेशन में काम करने के लिए और इसे सही तरीके से चलाने के लिए आपको इसके Layout को समझना बहुत जरुरी है। आपको ये पता होना चाहिए की इसके इंटरफ़ेस में जो ऑप्शन दिखाए देते हैं, उनके क्या नाम हैं? और उनसे हम क्या-क्या काम कर सकते हैं?
(To work in this application and to run it correctly, you need to understand its Layout. You should know what are the names of the Options that show its Interface? And what can we do with them?)
आगे हम इंटरफ़ेस में मौजूद ऑप्शन के बारे जानेंगे। यहाँ आपको Microsoft Excel का Screenshot के साथ Layout दिखाया जा रहा है. (Next, we will learn about the options present in the interface. Here you are shown Layout of Microsoft Excel with Screenshot.)
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Title Bar
MS Excel के सबसे ऊपर भाग यानि Top में Center में आपको जो Bar नज़र आएगा वो Title Bar है। यहाँ पर आप जिस भी फाइल में काम कर रहे हैं उसका नाम दिखाई देगा।
अगर आप एक नए डॉक्यूमेंट में काम कर रहे हैं, तो इसका नाम Book1 रहेगा जब आप इसे Save करने जायेंगे तब आप अपनी मर्ज़ी से इसका नाम रख कर सुरक्षित कर सकते हैं। अब इसका नाम Book1 की जगह आपका रखा गया नाम दिखाई देगा।
इसके दाहिने तरफ कोने में आपको 3 बटन होते हैं. इन तीनों बटन के अलग अलग काम हैं जो मैं आपको आगे बता रहा हूँ.
Minimize – इस बटन को जब हम क्लिक करते हैं तो माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल या फिर कोई भी प्रोग्राम जो ओपन है वो नीचे (Minimize) Taskbar में चला जाता है।
जिसे आप Taskbar में क्लिक कर के फिर से वापस कभी भी खोल सकते हैं। इसका इस्तेमाल हम तभी करते हैं, जब हमे काम करते हुए बीच में किसी और दूसरे एप्लीकेशन को खोलने की जरुरत पड़ती है।
Maximize – Maximize बटन का प्रयोग कर के हमे माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल या फिर किसी भी अन्य प्रोग्राम के बॉक्स को अपने मन के मुताबिक आकर में बदल सकते हैं।
ये प्रोग्राम के Window को Width और Length को Adjust कर के काम कर सकते हैं। इस बटन को दुबारा क्लिक कर के हम एप्लीकेशन को वापस Full Screen आकर में वापस ला सकते हैं।
Close Button – ये बटन Gray Color में होता है इसे जब हम क्लिक करते हैं तो एप्लीकेशन या प्रोग्राम बंद हो जाता है।
एक ओर Option वो है Help Option जो आपको नीचे दी हुवी Image में (?) के Symbol में दिख रहा है। इस पर आप जब Click करेंगे तो आपको कोई भी Option के बारे में जानन रहा तो वो Option क्या है? और क्या काम करता है? तो आप Help पर Click कर सकते है।
Office Button
Microsoft एक्सेल में ऑफिस बटन एक मुख्य भाग है। यह बटन बाएं तरफ कोने में होता है। इसमें कई तरह के ऑप्शन मौजूद होते हैं जैसे New, Open, Save, Save as, Print, Email, Quick Print इत्यादि।
Quick Access Toolbar
Title Bar में ही स्थित Quick Access Toolbar भी एक प्रमुख ऑप्शन है। इस Toolbar के प्रयोग हम ज्यादा उपयोग होने वाले Commands को वहां पर लाने के लिए करते हैं।
इसका मतलब ये है की आप जिस भी ऑप्शन या कमांड का उपयोग बार बार करते हैं। उसके लिए आपको Menu में जाकर उसे क्लिक (Click) करने में देरी होती है, तो आप उस के कमांड को यहाँ पर जोड़ (Add) करके रख सकते हैं। फिर आपको ज्यादा किसी भी Option में अंदर जाने की जरूरत नहीं पड़ती है।
वो कमांड Quick Access Toolbar में Add हो जाता है। और आप सीधे यही से उस कमांड का इस्तेमाल कर सकते हैं।
Menu bar
Menu Bar Title Bar के ठीक नीचे स्थित होता है। इस में एम एस एक्सेल में प्रयोग होने वाला जितना भी ऑप्शन होता है, सब का एक ख़ास काम होता है। और हर Tab के अंदर इसके अपने Ribbon होते हैं, जिसमे बहुत सारे Tools होते हैं।
Ribbon
Menu Bar के हि नीचे Ribbon होता है। Menu Bar के हर एक Tab के लिए अलग अलग Ribbon होता है।
हर Ribbon के अंदर ढेर सारे Option मौजूद होते हैं। जिनमे सबका अलग काम है, और हर Tool बहुत महत्वपूर्ण होता है। यहाँ पर आप Ribbon का एरिया लाल कलर के बॉक्स के रूप में देख सकते हैं।
Name Box
Ribbon के नीचे बायीं तरफ आपको जो एक छोटा बॉक्स दिखाई देता है वो Name Box है। इस बॉक्स में आपको हर Cell का नाम दिखाई देता है। आप जब इसमें किसी Cell का नाम डालते हैं, तो आप उसे आसानी से ढूंढ भी सकते हैं।
Formula Bar
Name Box के दायीं तरफ का बॉक्स जो होता है वो Formula Bar होता है, इसमें हम Formula लिख कर अपना काम कर सकते हैं। इसके अलावा हम जिस Cell में काम करते हैं, या फिर कुछ भी लिखते हैं वो Formula Bar में हमे दिखाई भी देता है।
Text Area or Main Working Area
यहाँ पर Cell होते Row और Column के रूप में दिखाई देते हैं। हम अपना सारा काम इसी पर करते हैं। इसी पर हम टेबल बनाते हैं, उसमे डाटा डालते हैं, कैलकुलेशन करते हैं। इसी को हम Sheet भी बोलते हैं।
Status Bar
ये Text Area के ठीक नीचे होता है। यहाँ पर Sheet Tab, Page Layout Selector, और Zoom Level सेट करने के ऑप्शन होते हैं।
Sheet Tab
ये Status Bar में स्थित होता है, वो भी बिलकुल बायीं तरफ यहाँ पर हम एक ही फाइल के अंदर अलग-अलग Sheet जोड़ सकते हैं। उसके लिए बस हमे एक New Sheet, Insert, Delete, Rename, Move or Copy, New Sheet बनाने के ऑप्शन मिलते हैं, जिससे आसानी से एक फाइल अंदर अनेक शीट बना सकते हैं।
Page Layout Selector
Sheet Tab के ठीक दाहिने तरफ Page Layout Selector होता है। इसका उपयोग क्र के हम शीट को अलग-अलग Layout में देख सकते हैं।
जिसमे Normal, Page Layout, Page Break Preview होते हैं। जिन से अपने पेज को देख सकते हैं, और Page की सेटिंग कर सकते हैं।
Zoom Level
Page Layout Selector दाहिने तरफ Zoom Level का ऑप्शन होता है। इस के जरिए Sheet को हम छोटे आकर में Adjust कर के देख सकते हैं। जब Sheet बहुत बड़ी आकर की हो जाती है, तो फिर ये ऑप्शन हमारे बहुत काम का है।
MS Excel की विशेषताएं – MS Excel Features in Hindi
अब हम आपको उन खास विशेषताओं के बारे में बताएंगे जो इस एप्लीकेशन की सबसे मुख्य बात है। (Now we will tell you about the Special Features that are the Most Important thing in this Application.)
किसी भी ऑफिस में आप चले जाएं उस पर काम करने वाले लोगों को पता होता है, कि इस एप्लीकेशन में मुख्य कौन से Features है, जिसका इस्तेमाल सबसे ज्यादा किया जाता है।
MS Excel के लाभ
माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल के नाम से हम सभी अच्छे से वाक़िफ़ होते हैं। और इसका इस्तेमाल कैसे करते हैं, यह भी लग-भग लोगों को मालूम होता ही है। यह एक बहुत ही साधारण सा सॉफ्टवेयर (Simple Software) है, जिसका इस्तेमाल करना छात्र सीखते हैं। और दूसरे प्रोफेशनल कामों के लिए किया जाता है.
और जो भी सीखने के शुरुआती चरण में होते हैं, उन्हें इसके बेसिक विशेषताओं (Basic Characteristics) के बारे में जानकारी लेनी जरूरी होती है. इसके बाद ही वे इसके एडवांस फीचर का इस्तेमाल कर पाते हैं. (Only then they are able to use its Advanced Feature.)
इस सॉफ्टवेयर का इस्तेमाल करने के लिए इसमें इस्तेमाल होने वाले फार्मूला को समझना काफी महत्वपूर्ण होता है. जब इन सभी फार्मूला को आसानी से इस्तेमाल कर पाते हैं, तो इसके कई लाभ हैं जिसके बारे में हम यहां पर बात करने जा रहे हैं.
1. Easy Data Entry and Operation – आसान डाटा एंट्री और ऑपरेशन
इस सॉफ्टवेयर का इस्तेमाल करने की एक सबसे बड़ी उपलब्धता यह है, कि इसमें डाटा एंट्री करना बहुत ही आसान होता है। जहां तक बात करें दूसरे डाटा एंट्री करने वाले टूल या सॉफ्टवेर की तो उसके मुकाबले इसमें कई अनोखे और एडवांस फीचर मिलते हैं।
इसमें रिबन के अंतर्गत कई टैब होते हैं जिसमें काफी सारे कमांड के ग्रुप और उनके बटन भी दिए हुए होते हैं. आप इन कमांड को डायरेक्ट बटन से क्लिक करके सिलेक्ट करके अपने काम को पूरा कर सकते हैं, जो कि काफी ज्यादा आसान होता है।
2. Ready-to-use Formula – प्रयोग के लिए तैयार फार्मूला
एम एस एक्सेल एक ऐसा एप्लीकेशन है जिसमें गणित और लॉजिकल फंक्शन जैसे जोड़, घटाव, गुणा, भाग इत्यादि कैलकुलेशन करने के लिए बहुत सारे फार्मूले दिये गए हैं. (MS Excel is an Application in which Many Formulas have been given for Calculating Mathematics and Logical Functions like Addition, Subtraction, Multiplication, Division etc.)
3. Graphic Facilities for Data Representation – डाटा रिप्रेजेंटेशन के लिए ग्राफिक के सुविधा
एम एस एक्सेल में डाटा को विजुअल रिप्रेजेंटेशन के रूप में भी दिखाने की सुविधा देता है। (MS Excel also Allows the Data to be Displayed as a Visual Representation in Excel.) किसी प्रकार के डाटा को हम कई प्रकार के ग्राफ़िक में बदल कर देख सकते हैं जैसे बार, चार्ट, कॉलम, ग्राफ बार, एरिया, इत्यादि.
और MS Excel की सबसे अच्छी बात ये है की इसके अलावा जब हम किसी भी डाटा को बदलते हैं, तो बार या ग्राफ भी अपने आप बदल जाता है।
4. Pure Comparative and Overview Options – शुद्ध तुलनात्मक और अवलोकन ऑप्शन
जब कभी भी हमारे पास डाटा की बहुत बड़ी संख्या होती है, और इनका हमें एनालिसिस और कंपैरिजन (Analysis and Comparison) करना होता है, तो इसे शुद्धता से करने के लिए एमएस एक्सल हमें कई प्रकार के एनालिटिकल फीचर (Analytical Feature) दिये हुवे होते है।
इसके अंतर्गत हमें डाटा को शॉर्ट और फिल्टर करने के लिए भी बहुत सारे फीचर्स मिलते हैं. (Under this, we also get Many Features to Short and Filter the Data.)
फिल्टरिंग के जरिए हम रिपीटेड और अनवांटेड डाटा को आसानी से हटा भी सकते हैं। (Through Filtering, we can also Remove Deleted and Unwanted Data Easily.) जिसके लिए काफी समय भी लगाना पड़ता है।
MS Excel usage – MS Excel के उपयोग
चलिए अब जान लेते हैं इसके उपयोग क्या क्या हैं। (Let us now know what are its uses.)
- To organize and resurface the data – डाटा ऑर्गनाइज़ करने और उसेके रेसुररेक्शन करने में
- Data Filtering – डाटा फ़िल्टरिंग करने में
- Mathematical Formula – मैथमेटिकल फार्मूला
- Online Access – ऑनलाइन एक्सेस
- Goal Seek analysis – • लक्ष्य का विश्लेषण
- Build Dashboard – डैशबोर्ड का निर्माण
- Flexible and User Friendly फ्लेक्सिबल और उपयोगकर्ता के अनुकूल
- A Lot of Formula to do Data Related Work Easily डाटा से जुड़े काम आसानी से करने के लिए ढेर सारा फार्मूला
- Interactive Charts and Graphs – इंटरएक्टिव चार्ट और ग्राफ़
- Automation through Excel – एक्सेल के माध्यम से ऑटोमेशन
- Data Analysis and Interpretation – डाटा एनालिसिस और इंटरप्रिटेशन
What is the use of Excel in office? – ऑफिस में एक्सेल का क्या यूज होता है?
डाटा शीट तैयार करने के लिए मुख्य तौर पर एक्सेल का इस्तेमाल किया जाता है. इसके अलावा इसके निम्नलिखित उपयोग हैं। (Excel is mainly used for preparing data sheets. Apart from this it has the following uses.)
- Collect Data – डाटा को इकठा
- For data Entry and Storage – डाटा एंट्री और स्टोरेज करने के लिए
- In preparing Account and Budget – अकाउंट और बजट तैयार करने में
- To Create a Great Chart – बेहतरीन चार्ट बनाने के लिए
- In the Collection and Verification of Business Data – बिज़नेस डाटा के कलेक्शन और वेरिफिकेशन में
- Online Data Access – ऑनलाइन डाटा एक्सेस
- Identify Trends – ट्रेंड्स की पहचान करने में
- In Administrative and Managerial Work – एडमिनिस्ट्रियल और मैनेजरियल काम में
- In cost Estimation – कॉस्ट एस्टिमेशन में
