2 Ways to Create Rules in Outlook to ease your work | MS Outlook मे Rules बनाना सीखे।

2 Ways to Create Rules in Outlook to ease your work | MS Outlook मे Rules बनाना सीखे।
Create Rules in Outlook

दोस्तों, आज आपको जाम MS Outlook मे इस्तेमाल होने वाले जबरदस्त फीचर Rules in Outlook को बताने वाले है।

क्या आप आपने बिजनस मे Mails के लिए Outlook का इस्तेमाल करते है? और आपको को रोजाना नए ढेर सारे Emails आते रहते है। जिसमे से कभी कभी किसी जरूर mail को पढ़ना भुल जाते है या फिर किसी एक खास email को खोजना हो तो काफी समय लगता है।

इन सभी परेशानियों से Outlook का Create Rules in Outlook फीचर आपको निकाल सकता है।

MS Outlook आपको Emails के लिए Rules सेट करने की सुविधा देता है। जिससे आप किसी व्यक्ति या Subject Line मे किसी शब्द से भी Rules सेट कर सकते है। जिससे आप बाद मे बड़ी आसानी से उस Email को खोज सकते है। और समय रहते उस mail को पढ़ भी सकते है और उसका रिप्लाइ भी दे सकते है।

यदि आप जानते हैं कि Outlook Rules कैसे सेट किए जाते हैं, तो आप सुनिश्चित कर सकते हैं कि समान ईमेल हमेशा एक साथ समूहीकृत हों। आप अक्सर प्राप्त होने वाले ईमेल प्रकारों जैसे Newsletter और Offers से निपटने के लिए Outlook Rules का भी उपयोग कर सकते हैं। आप कुछ प्रकार के ईमेल को स्वचालित रूप से हटाने के लिए एक नियम भी सेट कर सकते हैं।

अब आइए MS Outlook में Rules पर करीब से नज़र डालें।

What Are Outlook Rules (and How to create rules in Outlook ?) | आउटलुक नियम क्या हैं (और उनका उपयोग कैसे किया जाता है?)

आप सोच रहे होंगे: Rule क्या है?

Microsoft Outlook में एक नियम क्रियाओं का एक समूह (Rules in Outlook are set of actions) है, जो कुछ शर्तों के पूरा होने पर आउटलुक स्वचालित रूप से करता है। आप Outlook के Manage Rules & Alerts टूल का उपयोग करके नियम के लिए शर्तों को परिभाषित कर सकते हैं। यदि आप समान ईमेल पर अक्सर समान कार्य करते हैं, तो एक नियम एक बड़ा समय बचाने वाला हो सकता है।

Outlook में Rule बनाने की प्रक्रिया को और भी आसान बनाने के लिए एक Rule Wizard भी उपलब्ध है (Rule Wiazard for Rules in Outlook)। Rule Wizard ने आमतौर पर पहले से स्थापित नियमों का उपयोग करता है। आपको बस इतना करना है कि Wizard में प्रत्येक नियम को अपनी पसंद से अनुकूलित करें।

1. How to Move a Message Into a Folder Using Rules in Outlook? | किसी नियम का उपयोग करके किसी संदेश को फ़ोल्डर में कैसे ले जाएं?

अब तक लोगों द्वारा बनाए जाने वाला सबसे ज्यादातर नियम वह है जो कुछ संदेशों को स्वचालित रूप से एक फ़ोल्डर में भेजता है। आप इसे Outlook मे जल्दी और आसानी से कर सकते हैं।

  • उस Email का चयन करें जिसे आप उस पर क्लिक करके स्वचालित रूप से एक फ़ोल्डर में ले जाना चाहते हैं।
  • Home > Rule पर क्लिक करें।
  • ड्रॉप-डाउन मेनू से Create Rule बनाएं चुनें।

ध्यान दें कि dialog box का शीर्ष पहले से ही आपके चयनित ईमेल से FromSubject, और To फ़ील्ड से भरा हुआ होगा।

इनमें से एक या अधिक शर्तों का चयन करने के लिए, बस उनके बाईं ओर स्थित चेक बॉक्स में चेक करें। आप एक नया विषय भी टाइप कर सकते हैं और/या एक नया ईमेल प्राप्तकर्ता चुन सकते हैं (यदि आपके इनबॉक्स में बहुत सारे ईमेल जा रहे हैं)।

निचले भाग में, आप निर्धारित शर्तों को पूरा करने वाले ईमेल पर प्रदर्शन करने के लिए अधिकतम तीन एक्शन चुन सकते हैं।

  • ईमेल को अपने डेस्कटॉप पर एक नई आइटम अलर्ट विंडो में प्रदर्शित करें। (Display the email in a New Item Alert window on your desktop)
  • शर्तों को पूरा करने वाला ईमेल प्राप्त होने पर ध्वनि बजाएं। (Play a sound when an email meeting the criteria is received)
  • आइटम को आपके द्वारा चुने गए फ़ोल्डर में ले जाएं। (Move the item to a folder you select)

सूची से एक या अधिक एक्शन चुनें। उन एक्शन को परिभाषित करें और फिर अपने विकल्पों को सहेजने के लिए OK बटन पर क्लिक करें। OK पर क्लिक करना जारी रखें। एक संकेत यह पूछते हुए दिखाई देता है कि क्या आप अपने इनबॉक्स में पहले से मौजूद ईमेल पर नियम चलाना चाहते हैं। आपने अभी एक नियम बनाया है।

2. How to Use the Rules Wizard? | नियम विज़ार्ड का उपयोग कैसे करें?

यदि आपको Rules in Outlook के लिए और विकल्पों की आवश्यकता है, तो Rule Wizard का उपयोग करें। आएँ शुरू करें:

Access the Rules Wizard | नियम विज़ार्ड तक पहुँचें

  • File Tab पर क्लिक करें। Account Information विंडो प्रदर्शित करती है।
  • Rules and Alerts तक पहुंचने के लिए the Manage Rules & Alerts पर क्लिक करें।
  • डायलॉग बॉक्स के ऊपरी बाएँ में New Rule मेनू विकल्प पर क्लिक करें। Rules Wizard आ जाएगा।
Outlook Rules Wizard.

Choose a Template From the Outlook Rules Wizard | Outlook Rules Wizard से एक टेम्पलेट चुनें।

Rules Wizard के शीर्ष पर, आपको दो श्रेणियों में पूर्व-निर्धारित नियम टेम्प्लेट की एक सूची दिखाई देगी:

  1. Stay Organized
  2. Stay Up to Date

आप एक Start from a blank rule भी देखेंगे। यदि आप किसी पूर्व-निर्धारित टेम्पलेट के साथ प्रारंभ नहीं करना चाहते हैं तो आप इस श्रेणी का उपयोग एक नियम बनाने के लिए कर सकते हैं।

मौजूदा नियम टेम्प्लेट सूची की समीक्षा करें और उसे चुनने के लिए उस पर क्लिक करें जो आपकी आवश्यकताओं को पूरा करता है। इसके बाद Next बटन पर क्लिक करें।

Customize the Rule Conditions | नियम शर्तों को अनुकूलित करें।

Choose the conditions for rule
  • आपके द्वारा rules template का चयन करने के बाद, Rules Wizard प्रत्येक शर्त के अनुसार एक चेक बॉक्स के साथ टेम्पलेट पर लागू होने वाली शर्तों की एक सूची प्रदर्शित करता है।
  • प्रत्येक शर्त के आगे स्थित बॉक्स को चेक करें जिसे आप नियम पर लागू करना चाहते हैं।
  • आपके द्वारा चुनी गई शर्तें नियम विज़ार्ड में Step 2 के अंतर्गत बॉक्स में दिखाई देती हैं।
  • प्रत्येक स्थिति में hyperlinks पर ध्यान दें।
  • Rule को अपनी आवश्यकताओं के अनुसार customize करने के लिए प्रत्येक hyperlink पर क्लिक करें।
  • Importance hyperlink पर क्लिक करने पर जो दिखाई देता है उसका एक उदाहरण यहां दिया गया है।

शर्त को अपनी आवश्यकताओं के अनुसार बनाने के लिए Hyperlink पर क्लिक करे और जानकारी दे। उसके बाद आपको Next बटन क्लिक करें।

Customize the Rule Actions | नियम क्रियाओं को अनुकूलित करें

  • Rule conditions को कस्टमाइज़ करने के बाद आप rule actions को कस्टमाइज़ करने के लिए तैयार हैं। Rules Wizard विभिन्न actions को प्रदर्शित करता है जिन्हें आप इस नियम पर लागू कर सकते हैं।
  • यह स्क्रीन पहले के Rules Wizard स्क्रीन की तरह काम करती है।
  • प्रत्येक selected action के आगे चेक बॉक्स को चेक करके उन actions का चयन करें जिन्हें आप इस नियम में जोड़ना चाहते हैं।
  • क्रिया को अधिक विशिष्ट बनाने के लिए स्क्रीन के Step 2 खंड में Hyperlink पर क्लिक करें। जब आप अपना चयन कर लें, तो Rules Wizard में अगली स्क्रीन पर जाने के लिए Next बटन क्लिक करें।
Customize the Rule Actions

Set Up Exceptions to the Rule | नियम के अपवाद सेट करें

  • अगला Rule Wizard स्क्रीन पिछले दो के screen के समान है, इस मामले को छोड़कर आप नियम के किसी भी अपवाद को परिभाषित कर रहे हैं।
  • जब आप नियम अपवादों को परिभाषित करना समाप्त कर लें, तो Next बटन फिर से क्लिक करें।

Name the Rule and Turn It On | नियम को नाम दें और इसे चालू करें

अंतिम Rule Wizard स्क्रीन में, आपको Rule का नाम देने के लिए कहा जाता है।

जब आप नियम को कस्टमाइज़ करना समाप्त कर लें, तो Finish बटन पर क्लिक करें।

Rules and Alerts dialog बॉक्स प्रकट होता है। Apply पर क्लिक करें और फिर नियम को सक्रिय करने के लिए OK क्लिक करें।

Name The Rule And Turn It On

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Satish Dhawale

मुझे कंप्यूटर शिक्षण के क्षेत्र में 14 साल का अनुभव है, मैं NRIT संस्थान में ट्यूटर हूँ जहाँ मैंने 14 वर्षों के अंतराल में 40000 से अधिक छात्रों को कंप्यूटर शिक्षा दी। उसके बाद मैंने अपना YouTube चैनल Learn More शुरू किया, जहाँ लोगों ने मेरी शिक्षण शैली को पसंद किया और उनके प्यार से मैं सफल रहा हूँ। आज मेरे पास 7 यूट्यूब चैनल हैं। मैंने अपनी ब्लॉगिंग वेबसाइट भी शुरू की है जहाँ आप अभी हैं। यहाँ मैं कंप्यूटर, MS Office, Tally, MSCIT, Photoshop आदि के बारे में सभी महत्वपूर्ण और ज्ञानवर्धक जानकारी प्रदान करता हूँ। हमारे शैक्षिक मंच www.learnmorepro.com जहां हम सस्ते दर पर कंप्यूटर कोर्स प्रदान करते हैं।

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